Cette politique décrit la façon dont BMSE traite les données personnelles dans le cadre du service REPERES. Elle décrit le fonctionnement réel du service, vérifié dans le code et dans l'infrastructure déployée.
1. Responsable du traitement
BARBAUX MORALES SOLUTIONS ET EXPERTISE (BMSE), SARL au capital de 1 000 euros, 3B rue des Jardiniers, 67190 Mutzig, SIREN 990 220 907, RCS Saverne.
Contact pour toute question relative aux données personnelles : dpo@bmse.fr.
BMSE est responsable du traitement pour les données de compte, de facturation et de fonctionnement du service.
Lorsqu'une organisation utilise REPERES pour traiter des données dont elle est responsable, BMSE agit en qualité de sous-traitant. Les rapports entre l'organisation et BMSE sont alors régis par l'accord de traitement de données.
2. Le principe : vos questions ne sont pas conservées
Aucune question, aucune réponse, aucun document joint, aucun historique de conversation n'est enregistré par BMSE.
Le traitement d'une question s'effectue intégralement en mémoire. À l'issue de la restitution, le contenu de la question et de la réponse n'existe plus dans nos systèmes.
Ce que nous conservons du fonctionnement du service est strictement limité :
| Enregistré | Contenu exact |
|---|---|
| Événement d'usage | Horodatage, origine de la requête (interface web ou connecteur), indicateur d'authentification, thème de qualification. Rien d'autre. |
| Usage du connecteur | Horodatage, outil appelé, type d'opération, mode d'authentification. |
| Compteur de requêtes sans compte | Identifiant de visiteur opaque et compteur. |
Le contenu des questions ne figure ni dans ces enregistrements, ni dans nos journaux techniques, ni dans les alertes internes, ni dans les exports. Cette absence a été vérifiée dans le code, y compris sur les chemins d'erreur.
3. La fonction de protection des données personnelles
L'interface web et les applications mobiles proposent une fonction qui remplace, avant transmission, les éléments identifiants détectés dans votre question et dans vos pièces jointes par des marqueurs neutres. Vous visualisez le contenu protégé et confirmez l'envoi.
Cette fonction est à votre initiative. Elle n'est pas activée par défaut. Lorsqu'elle n'est pas activée, votre question est transmise telle que vous l'avez écrite.
Elle n'est pas disponible lorsque vous interrogez REPERES depuis un assistant conversationnel tiers. Sur ce chemin, la question est transmise telle que votre assistant la formule.
Le traitement s'effectue en France, en mémoire, sans conservation ni du texte d'origine, ni de la correspondance entre les éléments d'origine et les marqueurs. La réponse produite n'est pas ré-identifiée.
Cette fonction constitue une mesure de minimisation. Elle ne constitue pas une garantie d'anonymisation. Ses performances mesurées et ses limites connues sont documentées dans la notice d'information sur l'intelligence artificielle.
Les conditions générales d'utilisation vous interdisent en tout état de cause de transmettre les identifiants directs d'une personne accompagnée et les pièces de dossier individuel non expurgées, que cette fonction soit activée ou non. Vous pouvez en revanche poser vos questions de droit, de gestion et de tarification, nommer votre propre structure, décrire une situation professionnelle en termes généraux et soumettre un écrit professionnel expurgé : le service est conçu pour ces usages.
4. Les données que nous traitons
4.1 Utilisation sans compte
| Donnée | Finalité | Base légale | Conservation |
|---|---|---|---|
| Identifiant de visiteur opaque (cookie) | Limiter le nombre de requêtes gratuites | Intérêt légitime : préserver la viabilité du service | 180 jours (cookie), 200 jours sans activité (compteur) |
| Adresse IP | Limitation du nombre de requêtes par minute, protection contre les usages automatisés | Intérêt légitime : sécurité du service | Traitée en mémoire, non conservée en base |
4.2 Compte et organisation
| Donnée | Finalité | Base légale | Conservation |
|---|---|---|---|
| Adresse électronique, nom d'affichage, identifiant d'authentification | Création et gestion du compte | Exécution du contrat | Durée du compte, puis 30 jours après suppression |
| Dénomination, SIRET, type d'organisation | Gestion de l'accès organisationnel | Exécution du contrat | Durée de l'accès |
| Rattachement, rôle, droits d'accès | Administration des accès | Exécution du contrat | Durée de l'accès |
| Pièces justificatives d'éligibilité | Vérification de l'éligibilité à un accès gratuit | Intérêt légitime : contrôle de l'éligibilité | Durée du droit d'accès, plus un an, afin de pouvoir justifier de la décision d'ouverture en cas de contestation |
| Acceptation des conditions | Preuve de l'acceptation | Obligation légale et intérêt légitime | Durée de la relation, plus cinq ans |
Un compte sans activité pendant douze mois fait l'objet d'un avertissement, puis d'une fermeture.
4.3 Abonnement et facturation
| Donnée | Finalité | Base légale | Conservation |
|---|---|---|---|
| Identifiants d'abonnement et de client chez le prestataire de paiement, statut, échéance | Gestion de l'abonnement | Exécution du contrat | Durée de l'abonnement, puis obligations comptables |
| Événements de paiement | Traçabilité technique de la facturation | Exécution du contrat | 12 mois |
BMSE n'a accès à aucune donnée de carte bancaire. Celles-ci sont traitées exclusivement par Stripe Payments Europe, Limited, et n'entrent à aucun moment dans nos systèmes.
4.4 Demandes et signalements
| Donnée | Finalité | Base légale | Conservation |
|---|---|---|---|
| Objet, corps du message, adresse de réponse, pièces jointes | Traitement de la demande, correction du corpus | Intérêt légitime : qualité du service et traçabilité des corrections apportées au corpus | 3 ans à compter de la clôture |
Le contenu que vous écrivez dans un formulaire de demande est, lui, conservé. Il ne relève pas du principe de non-conservation énoncé à la section 2, qui porte sur les questions posées au service.
4.5 Communications
| Donnée | Finalité | Base légale | Conservation |
|---|---|---|---|
| Événements de délivrabilité des messages (destinataire, objet, statut) | Assurer la remise des messages | Intérêt légitime : fiabilité des communications | 90 jours |
| Adresses en échec ou désinscrites | Ne pas réémettre vers ces adresses | Obligation légale et intérêt légitime | Conservation durable, justifiée par sa finalité |
| Préférences de communication | Respecter vos choix | Consentement | Durée du compte |
| Invitations à rejoindre une organisation | Gestion des accès | Exécution du contrat | 90 jours après expiration |
4.6 Exploitation interne
| Donnée | Finalité | Base légale | Conservation |
|---|---|---|---|
| Journal des actions sensibles des opérateurs BMSE | Traçabilité, sécurité | Intérêt légitime et obligation de sécurité | 3 ans |
| Notes internes rattachées à une organisation ou à une demande | Suivi de la relation | Intérêt légitime | Purgées avec l'objet rattaché |
| Événements d'usage agrégés | Pilotage de la capacité et de la qualité | Intérêt légitime | 13 mois |
Aucun contenu de conversation ne figure dans ces enregistrements.
Parmi ces événements figurent les compteurs des questions suggérées sous le champ d'accueil : pour chaque jour et chaque question du catalogue, le nombre de clics et d'envois (question envoyée telle quelle ou reformulée), ainsi que le nombre de premières questions formulées librement. Seul l'identifiant de la question suggérée est transmis, jamais le texte saisi ; aucun identifiant de visiteur ni horodatage individuel n'est enregistré.
5. Effacement automatique
Les durées ci-dessus ne sont pas déclaratives : elles sont appliquées par une tâche automatique qui s'exécute périodiquement, supprime les objets et les enregistrements arrivés à échéance, et inscrit chaque exécution au journal d'audit.
6. Où vos données sont traitées
L'intégralité du traitement s'effectue en France, dans la région fr-par. Aucune donnée n'est transférée hors de l'Union européenne.
| Sous-traitant | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| Scaleway SAS | Hébergement du service, base de données, stockage des pièces jointes, service de recherche documentaire, modèles de secours pour la rédaction de la réponse, envoi des messages | France, fr-par |
| Mistral AI SAS | Modèles de langage : qualification de la question, suivi de la conversation, classement des extraits, rédaction de la réponse, sélection des données statistiques, lecture des documents joints | France |
| ConfidensIA SAS | Fonction de protection des données personnelles | France, sur infrastructure Scaleway |
| Stripe Payments Europe, Limited | Traitement des paiements | Union européenne |
La rédaction des réponses est assurée par Mistral Large 4, modèle de Mistral AI, sur son infrastructure en France. En cas d'indisponibilité, un modèle de secours servi par Scaleway en France prend le relais.
La liste actualisée des sous-traitants, ainsi que le préavis applicable à tout changement, figurent en annexe de l'accord de traitement de données.
7. Intelligence artificielle : données transmises et autorisation
REPERES produit ses réponses à l'aide de modèles d'intelligence artificielle exploités par des sous-traitants : Mistral AI et Scaleway, en France (section 6).
7.1 Ce qui est transmis, et pourquoi
Pour traiter une demande, sont transmis à ces fournisseurs :
- le texte de votre question et, au sein de la conversation en cours, les échanges précédents nécessaires à sa compréhension ;
- le cas échéant, le contenu des documents que vous joignez, ou leur version protégée si vous avez activé la fonction de protection (section 3) ;
- les extraits du corpus documentaire retenus pour construire la réponse.
Ces données servent uniquement au traitement de votre demande. Elles ne sont transmises à aucun fournisseur à des fins d'entraînement de ses modèles.
La fonction de protection, lorsque vous l'activez, remplace les éléments identifiants détectés avant toute transmission. Les contenus transmis peuvent néanmoins contenir des données personnelles : une mention non détectée, ou une demande envoyée sans protection.
7.2 Durée de conservation
BMSE ne conserve ni les questions, ni les réponses, ni les documents joints (section 2). Les fournisseurs traitent ces contenus pour la seule production de la réponse, dans le cadre des engagements de sous-traitance qui les lient à BMSE.
7.3 Votre autorisation dans l'application iOS
Dans l'application REPERES pour iPhone, aucune donnée n'est transmise à ces fournisseurs avant que vous l'ayez autorisé. Lors de votre premier envoi, l'application vous présente les informations de la présente section et vous propose deux choix : « Autoriser et continuer » ou « Pas maintenant ». Tant que vous n'avez pas autorisé la transmission, aucune question n'est envoyée ; le service le vérifie également de son côté.
Votre choix est enregistré sur votre appareil uniquement (date et version de l'autorisation). Il vous est redemandé si la liste des fournisseurs ou la nature des données transmises évolue.
7.4 Retirer votre autorisation
Vous pouvez retirer votre autorisation à tout moment dans l'application, depuis Compte › Confidentialité › Intelligence artificielle › Retirer mon autorisation. Le retrait prend effet immédiatement : une réponse en cours est interrompue et aucune nouvelle demande n'est transmise tant que vous n'avez pas donné à nouveau votre accord. Désinstaller l'application efface également ce choix.
Le retrait ne porte pas sur les demandes déjà traitées, dont BMSE ne conserve de toute façon pas le contenu.
7.5 Sur le site et dans l'application Android
Sur le site et dans l'application Android, la transmission décrite en 7.1 est nécessaire pour fournir la réponse que vous demandez. Vous en êtes informé par la présente politique et par la notice d'information sur l'intelligence artificielle. Vous pouvez à tout moment activer la fonction de protection, ou ne pas poser de question.
8. Sécurité
Les mesures mises en œuvre comprennent :
- le chiffrement des échanges en transit et le chiffrement des données au repos ;
- une authentification par fournisseur d'identité dédié, avec des cookies de session strictement techniques ;
- un cloisonnement applicatif par organisation, la passerelle étant le seul point d'entrée de confiance ;
- des pièces jointes stockées dans un espace privé, accessibles uniquement par des liens temporaires de dix minutes ;
- une limitation du nombre de requêtes par minute et par adresse ;
- un espace d'administration réservé à une liste nominative d'opérateurs, avec motif obligatoire et journalisation de toute action sensible ;
- la gestion des secrets par un service dédié.
9. Vos droits
Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité prévus par le règlement général sur la protection des données.
Ces droits s'exercent auprès de dpo@bmse.fr. Nous répondons dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois en cas de complexité, ce dont vous seriez informé.
Vous pouvez supprimer votre compte à tout moment depuis votre espace ou depuis les applications mobiles. La suppression définitive intervient dans les trente jours.
Une précision utile : vos questions n'étant pas conservées, nous ne pouvons ni vous en communiquer la liste, ni les effacer, ni les corriger. Elles n'existent nulle part dans nos systèmes.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris CEDEX 07, www.cnil.fr.
10. Traceurs
Le service ne dépose aucun traceur publicitaire, aucun outil de mesure d'audience et ne charge aucun script tiers. Les caractères d'écriture sont hébergés par nos soins.
Les seuls éléments déposés sur votre terminal sont strictement nécessaires au fonctionnement du service. Ils sont détaillés dans la politique relative aux traceurs.
C'est la raison pour laquelle aucune bannière de consentement aux traceurs ne vous est présentée : en la matière, il n'y a rien à consentir. L'autorisation relative aux services d'intelligence artificielle est traitée à la section 7.
11. Le corpus documentaire
Le corpus interrogé par REPERES est constitué exclusivement de sources publiquement accessibles : textes législatifs et réglementaires, jurisprudence publiée, conventions collectives étendues, recommandations et guides d'organismes publics, rapports publics.
Il ne contient aucun dossier individuel, aucune donnée relative à une personne accompagnée, et aucun document interne d'un organisme gestionnaire.
Chaque document du corpus fait l'objet d'une page publique de référencement, qui en indique la source, l'éditeur et la date, cite un court extrait et renvoie vers le document d'origine.
12. Modification de la présente politique
Toute modification substantielle est portée à la connaissance des titulaires de comptes au moins trente jours avant son entrée en vigueur. Chaque version est numérotée, datée, et les versions antérieures demeurent consultables.